Confia Solutions maßgeschneidertes CMS als Revolution in der Maklerbranche

Wie Confia Solutions das Kundenmanagement automatisiere und dabei jährlich 50.000€ einspart

In einer Branche, die eher für Papierkram als für Innovation bekannt ist, definiert Marco H. neu, wie Versicherungsvermittlung aussieht. Während die meisten Makler immer noch mit veralteten Systemen und manuellen Prozessen zu kämpfen haben, stellte er sich etwas anderes vor: einen modernen, kundenorientierten Ansatz, der auf intelligenter Automatisierung basiert.

Als Marco beschloss, seine eigene Versicherungsmaklerbüro in Oberösterreich zu starten, stand er vor einer gewaltigen Herausforderung:

Wie verwalte ich Hunderte von Kundenbeziehungen im Alleingang, ohne die Servicequalität zu vernachlässigen?

Der traditionelle Ansatz hätte die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter erfordert, nur um den Papierkram zu erledigen. Stattdessen fand er eine andere Lösung.

„Es war entweder ein neuer Vollzeitmitarbeiter oder eine maßgeschneiderte Software von Kwapso“, erklärt Marco. „Jetzt spare ich ein Jahresgehalt, kann mehr Kunden betreuen und dank besserer Dokumentation und Prozesse insgesamt eine bessere Qualität meiner Dienstleistungen bieten.“

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Die Herausforderung: Sich von Papierketten befreien

Für einen unabhängigen Versicherungsmakler beginnt jede Kundenbeziehung mit einer gültigen Vollmacht.

Da Hunderte von Kunden übertragen werden mussten, hätte Marco monatelang manuell PDF-Dateien versenden müssen, Signaturen nachverfolgen und Dokumente verwalten.

Jeder Kunde hatte im Durchschnitt 15 verschiedene Dokumente, von Verträgen bis hin zu Reisepässen, die auf mehrere Versicherungsanbieter verteilt waren.

Das alles sollte mit einer Custom Business App vereinfacht werden.

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Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung, die funktioniert

Was als einfache Idee zur Optimierung des Kunden-Onboardings begann, entwickelte sich zu einer umfassenden Geschäfts-App, die jeden Aspekt von Marcos Versicherungspraxis abdeckt. So transformiert die App den täglichen Betrieb:

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Reibungsloses Kunden-Onboarding

Wenn ein neuer Interessent eintrifft, sei es über die Website oder eine persönliche Empfehlung, übernimmt die App:

• Automatisierter Versand von Willkommensnachrichten und Registrierungslinks
• Digitale Erfassung von Kundeninformationen durch intelligente Formulare
• Integration von E-Signaturen für Vollmachtsdokumente
• Automatische Erstellung von Kundenprofilen mit allen notwendigen Unterlagen

Intelligentes Vertragsmanagement

Die App revolutioniert den Umgang von Marco mit Versicherungsverträgen:

• Anfragen für bestehende Verträge von mehreren Versicherern mit einem Klick
• Automatisierte Nachverfolgung, falls die Versicherer nicht innerhalb einer Woche reagiert haben
• Digitale Vertragsbibliothek mit Versionskontrolle und Änderungsverfolgung
• Automatische Erinnerungen für Vertragsverlängerungen und -kündigungen

Optimierte Bearbeitung von Schadensfällen

Bei Unfällen kommt es auf eine schnelle Reaktion an:

• Kunden reichen Ansprüche über ein für Mobilgeräte optimiertes digitales Formular ein
• Alle Schadensdetails sind sofort organisiert und kategorisiert
• Automatisierte Benachrichtigungen halten Kunden über den Status von Ansprüchen auf dem Laufenden
• Digitale Dokumentensammlung macht Papierkram überflüssig
• Direkter Kommunikationskanal mit Versicherungsanbietern

Erfahrung im Kundenportal

Kunden erhalten ihren eigenen sicheren Zugang zu:

• Versicherungsdokumente einsehen und herunterladen
• Neue Anträge einreichen oder überprüfen
• Persönliche Daten aktualisieren
• Versicherungsänderungen beantragen
• Konsultationen vereinbaren

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Der tägliche Betrieb wurde verändert

Die App erledigt nicht nur kundenorientierte Aufgaben. Sie ist zu Marcos Kommandozentrale für den täglichen Betrieb geworden:

1. Das Aufgabenverwaltungssystem priorisiert die täglichen Aktivitäten
2. Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass nichts übersehen wird
3. Dokumentvorlagen beschleunigen die routinemäßige Kommunikation
5. Tools für die Teamzusammenarbeit optimieren den Arbeitsablauf

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Übertrifft alle Erwartungen

Was Marcos Lösung auszeichnet, ist ihre Automatisierungstiefe.

Während eine Handvoll Makler digitale Tools eingeführt haben, haben nur wenige diesen Grad der Prozessverfeinerung erreicht.

Von der differenzierten Bearbeitung der Kundenaufnahme bis hin zum ausgeklügelten Schadenmanagementsystem wurde jeder Aspekt an die Besonderheiten der Versicherungsbranche angepasst.

So entstehen Arbeitsabläufe, die sich fast vorausschauend anfühlen, weil sie häufig auftretende Herausforderungen vorhersehen und bewältigen können.

Was als Lösung für das Kunden-Onboarding begann, ist zum Rückgrat von Marcos gesamtem Betrieb geworden.

Das System verwaltet alles, von der Kundengewinnung bis hin zur langfristigen Kundenbetreuung, und ermöglicht Marco:
- Betreuung Hunderte von Kunden im Alleingang
- Reaktion innerhalb von Minuten, nicht Tagen, auf Kundenbedürfnisse
- Perfekte digitale Dokumentation zur Einhaltung der Vorschriften
- Skalierung des Geschäftes, ohne gleich neue Mitarbeiter benötigen zu müssen
- Auf Kundenbeziehungen konzentrieren können statt auf Dokumenten nachlaufen

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Die Ergebnisse

Die Auswirkungen auf Confia Solutions waren transformativ:

• Eliminiert den Bedarf an zusätzlichem Personal und spart jährlich 50.000€
• Reduzierung der Dokumentverarbeitungszeit von Stunden auf Minuten
• Verbesserter Kundenservice mit Kudenportal
• Verbesserte Compliance durch automatisiertes Tracking
• Aktivierte Unternehmensskalierung ohne zusätzlichen Aufwand

Marco betreut heute Hunderte von Kunden mit der gleichen persönlichen Note, mit der er angefangen hat, aber mit der Effizienz eines viel größeren Unternehmens.

Sein Erfolg zeigt, wie die richtige maßgeschneiderte Geschäfts-App nicht nur Prozesse, sondern ganze Unternehmen verändern kann.

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