Versicherungen sind bekannt für ihren Papierkram — aber Marco von Confia Solutions hatte eine bessere Idee.
Dieser Artikel zeigt, wie ihm eine maßgeschneiderte Unternehmens-App dabei half, Hunderte von Kunden zu verwalten, die tägliche Arbeit zu automatisieren und zu skalieren, ohne Mitarbeiter einzustellen.
Von Papierchaos zu digitaler Kontrolle: Wie Confia Solutions mit einer individuellen App jährlich 50.000 € spart
In der Versicherungsbranche regiert oft noch das Papier. Marco H. wollte das ändern. Als er seine eigene Versicherungsmaklerkanzlei in Oberösterreich gründete, stand er vor einer großen Frage:
„Wie kann ich hunderte Kund:innen alleine betreuen – ohne Burnout, ohne Personalaufbau, und ohne Qualitätsverlust?“
Die klassische Lösung: Personal einstellen. Marcos Lösung: Eine individuelle App, die genau zu seiner Arbeitsweise passt.
Das Ergebnis? Mehr Kund:innen, weniger Aufwand – und über 50.000 € Einsparung pro Jahr.
Das Problem: Admin-Arbeit blockiert das Wachstum
Jede Kundenbeziehung in der Versicherungswelt bringt Papierkram mit sich:
Vollmachten
Verträge von mehreren Versicherern
Ausweisdokumente, Schadensmeldungen, Änderungen …
Für Marco bedeutete jeder neue Kunde mehrere Stunden manuelle Arbeit. Allein die Übertragung seines bestehenden Kundenstamms hätte Monate gedauert – mit PDFs, E-Mails und vielen vergessenen Details.
Die vorhandene Maklersoftware? Zu starr. Zu wenig flexibel.
„Es war entweder eine neue Vollzeitkraft – oder eine Software, die wirklich zu mir passt“, sagt Marco.
Die Lösung: Eine App, die sich anpasst – nicht umgekehrt
Statt sich an ein starres System anzupassen, hat Marco mit uns eine Lösung gebaut, die sich an seine Prozesse anpasst.
Was als digitales Onboarding-Tool begann, ist heute das digitale Betriebssystem von Confia Solutions.
🚀 Smartes Onboarding – vollautomatisch
Wenn ein Lead kommt – über die Website, Empfehlung oder Telefon – übernimmt das System:
Digitale Erfassung aller Kundendaten über smarte Formulare
E-Signatur für die Maklervollmacht
Automatische Erstellung eines Kundenprofils mit allen Dokumenten
Kein Ausdrucken, kein Einscannen, kein Nachtelefonieren.
📄 Vertragsverwaltung per Klick
Dutzende Verträge bei verschiedenen Versicherern? Kein Problem:
Verträge werden per Klick bei Versicherern angefragt
Bei ausbleibender Antwort erfolgt nach einer Woche ein automatisches Follow-up
Verträge werden in einer digitalen Bibliothek mit Versionsverlauf gespeichert
Kündigungsfristen und Verlängerungen? Das System erinnert automatisch
📱 Schadensmeldungen ohne Papier
Im Schadenfall zählt Geschwindigkeit und Übersicht:
Kund:innen melden Schäden über ein mobiles Formular
Alle Informationen und Dokumente werden automatisch sortiert
Status-Updates halten Kund:innen auf dem Laufenden
Marco kommuniziert direkt mit Versicherern – im System, ohne Umwege
🔐 Kundenportal mit Mehrwert
Jede:r Kund:in erhält einen sicheren Zugang zu:
Verträgen & Dokumenten (Download jederzeit)
Aktuellen oder neuen Schadensmeldungen
Änderungen an Daten oder Policen
Terminvereinbarungen
Ein professioneller Auftritt – ganz ohne teure CRM-Systeme.
📊 Ein Backoffice, das mitdenkt
Die App ist nicht nur für Kund:innen da – sie organisiert Marcos kompletten Alltag:
Tagesaufgaben mit Priorisierung
Vorlagen für E-Mails und Dokumente
Erinnerungen für wichtige Fristen
Analyse-Dashboard für Geschäftskennzahlen
Optionaler Teamzugang für späteres Wachstum
Der Unterschied: Automatisierung mit Feingefühl
Viele Makler:innen nutzen digitale Tools – aber selten so durchdacht. Marcos Lösung denkt wie ein Versicherungsprofi:
Kundendaten strukturiert
Verträge automatisch erinnert
Kommunikation auf einem professionellen Level
Compliance immer im Blick
Was als Onboarding-Idee startete, ist heute das digitale Rückgrat seines gesamten Unternehmens.
Das Ergebnis
Marcos Fazit:
„Ich spare ein Jahresgehalt, kann mehr Kund:innen betreuen und liefere besseren Service – weil nichts mehr verloren geht.“
Konkret bedeutet das:
💶 50.000 € Einsparung pro Jahr (kein zusätzliches Personal nötig) ⏱️ Stundenweise Ersparnis bei der Dokumentenverwaltung 📈 Wachstum möglich ohne Overhead 📬 Schnellere Reaktionszeiten für Kund:innen ✅ Volle Compliance, automatisch mitgeführt
Warum es funktioniert hat: Software, die auf den Menschen zugeschnitten ist
Marco brauchte keine „große Lösung“. Er brauchte eine einfache, klare Struktur, die sich an seinen Alltag anpasst – nicht umgekehrt.
Genau das entwickeln wir bei Kwapso: Maßgeschneiderte Business-Apps, die alltägliche Abläufe digitalisieren – damit Einzelunternehmer:innen und KMUs wachsen können, ohne sich zu überfordern.
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