Individueller Bewerbungs-Tracker, der jeder Personalabteilung hilft
Drei österreichische Unternehmen haben die Personalbeschaffung innerhalb weniger Tage mit einem maßgeschneiderten Bewerbungssystem verändert — schnellere Prozesse, KI-Screening und volle Klarheit für jedes Team.
Wie drei österreichische Unternehmen ihr Bewerbermanagement in wenigen Tagen transformierten
Bewerbermanagement sollte nicht komplizierter sein als gute Leute zu finden. Doch in vielen Unternehmen besteht Recruiting noch immer aus einem Mix aus E-Mails, Excel-Listen und Chaos. Vielversprechende Bewerber:innen gehen unter, Follow-ups werden vergessen, und das Team verliert schnell den Überblick.
Bei Kwapso haben wir dieses Muster immer wieder gesehen – quer durch alle Branchen. Statt nur eine Lösung für ein einzelnes Unternehmen zu entwickeln, haben wir ein modulares Bewerbermanagement-System geschaffen, das sich in wenigen Tagen anpassen und starten lässt.
Das Ergebnis: Eine Lösung, die drei völlig unterschiedliche Unternehmen dabei unterstützt hat, nicht nur besser zu rekrutieren – sondern auch nachhaltiger zu wachsen.
Bewerbungen von allen Kanälen in einer Plattform
Das eigentliche Problem: Bewerbungen ohne System
Egal, ob Freizeitpark, Sicherheitsdienst oder Personalagentur – das Problem ist überall ähnlich:
Bewerbungen kommen über Social Media, Jobplattformen oder Websites
landen aber in E-Mail-Postfächern, Excel-Tabellen oder nirgendwo
der Überblick fehlt, Prozesse stocken, Bewerber:innen springen ab
Dabei ist Recruiting einer der wichtigsten Prozesse für wachstumsorientierte Unternehmen – und dennoch wird es oft mit denselben Tools gemanagt wie die Urlaubsplanung.
Bewerbermanagement ist kein Nebenjob. Es ist ein Business-Prozess – und sollte auch so behandelt werden.
Eine Plattform, drei Erfolgsgeschichten
Statt eine Einzelanwendung zu entwickeln, haben wir eine flexible Plattform geschaffen, die sich blitzschnell an verschiedene Anforderungen anpassen lässt.
So wurde sie in drei Unternehmen unterschiedlich eingesetzt:
🎡 Wiener Prater Koidl: Saisonale Spitzen stressfrei meistern
Das Wiener Traditionsunternehmen suchte eine einfache, schnelle Lösung für temporäre Bewerbungswellen im Sommerbetrieb. Mit dem neuen System können offene Stellen strukturiert verwaltet, automatische Rückmeldungen verschickt und Bewerbungsphasen im Team abgestimmt werden – ganz ohne E-Mail-Wirrwarr.
„Kreative und lösungsorientierte Mitdenker“, sagt Dragana L., Leiterin HR. „Tolles Produkt und eine sehr angenehme Zusammenarbeit.“
🚆 Safety4You: Compliance digital abbilden
Im Bahnbetrieb sind medizinische Checks und Dokumentation ein fester Bestandteil jedes Bewerbungsprozesses. Die Plattform wurde um Statusverfolgung für Gesundheitsprüfungen ergänzt – aktuell werden über 1.000 Bewerbungen strukturiert verarbeitet, ohne Excel und ohne Papierchaos.
🧑🏭 HOGO Holding GmbH: Hohe Bewerbungszahlen einfach managen
Mit fast 2.000 Mitarbeitenden erhält HOGO täglich Bewerbungen, vor allem über Social Media. Das neue System gibt den Recruiter:innen endlich Übersicht und Kontrolle: Bewerbungen lassen sich sortieren, bewerten und direkt aus dem Tool bearbeiten – vom ersten Klick bis zur Vertragsunterschrift.
„Mehr Kandidat:innen, besserer Überblick“, so das HR-Team von HOGO.
Was macht das System so wirkungsvoll?
Diese Funktionen sorgen für klare Prozesse und schnelle Entscheidungen:
✅ Zentrales Dashboard für alle Bewerbungskanäle ✅ Individuelle Bewerbungsphasen je nach Rolle ✅ Automatisierte Rückmeldungen per E-Mail ✅ Direktaktionen wie Anruf, E-Mail oder Aufgabenvergabe ✅ Bewertungssystem für interne Einschätzungen ✅ Nahtloser Übergang zur Mitarbeiterakte bei Einstellung
Alles ist so gestaltet, dass es auch ohne IT-Abteilung funktioniert – schnell erlernbar, klar strukturiert und sofort einsatzbereit.
Der nächste Schritt: KI im Recruiting
Aktuell integrieren wir eine AI-gestützte Lebenslaufanalyse, die das Bewerber-Screening deutlich beschleunigt:
✅ Bis zu 80 % weniger Zeit für Erstbewertungen ✅ Konsistente Beurteilung nach klaren Kriterien ✅ Automatische Matching-Funktion auf Stellenanforderungen ✅ Mehr Transparenz bei Qualifikationen und Fähigkeiten
Die KI trifft keine Entscheidungen – aber sie übernimmt die zeitraubende Vorarbeit. Dein HR-Team bleibt in der Verantwortung, hat aber mehr Zeit für echte Gespräche mit den besten Kandidat:innen.
Mehr als ein Bewerbertool
Der wahre Vorteil liegt in der Anpassbarkeit: Jedes Unternehmen kann seine eigenen Regeln definieren:
Eigene Workflows & Bewerbungsphasen
Rollen- und Rechtemanagement für Teams
Vorlagen für Kommunikation
Compliance-Anforderungen (z. B. Gesundheit, Datenschutz)
Individuelle Reports & Übersichten
Startbereit in 2–3 Tagen
Unser Template-Ansatz ermöglicht es, die Lösung innerhalb von wenigen Tagen zu starten – inklusive:
Setup & Anpassung
Kurze Schulung pro Team
Sofortiger Einsatz
Keine komplizierte IT-Integration, keine langen Projektphasen – einfach starten und Ergebnisse sehen.
Das neue Recruiting: Klar. Schnell. Skalierbar.
Was als individuelle Lösung begann, wird heute branchenübergreifend eingesetzt. Mit KI-Screening, modularen Workflows und mobilfähiger Oberfläche wächst die Plattform mit den Anforderungen unserer Kund:innen mit.
Ob du 10 oder 1.000 Stellen besetzen musst – gute Prozesse machen den Unterschied.
Du willst Bewerbermanagement, das wirklich funktioniert?
Dann lass uns über deine Herausforderungen sprechen. Wir zeigen dir, wie deine Prozesse in wenigen Tagen einfacher, transparenter und skalierbar werden.
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