Marco Hasler arbeitete viele Jahre als Versicherungsmakler bei einem anderen Unternehmen, bevor er sich selbstständig machte. Mehr als 500 Kunden, nur durfte er rechtlich nichts für sie tun, ohne eine neue Vollmacht. Jede bestehende Vollmacht war an sein altes Unternehmen gebunden, nicht an ihn persönlich. Sein erstes und wichtigstes Ziel beim Start in die Selbstständigkeit war deshalb ganz konkret: hunderte Kunden in kurzer Zeit onboarden und von jedem Einzelnen eine neue Vollmacht einholen, ohne dafür hunderte Telefonate zu führen.

In seinen eigenen Worten wollte er genau eines: einen Link, den er an seine Kunden schickt. Der Kunde klickt, gibt seine Daten ein, unterschreibt digital, fertig. Kein Drucken, kein Scannen, kein Hinterhertelefonieren bei hunderten Menschen gleichzeitig.

Ein Makler haftet, wenn ein Vertrag stillschweigend ausläuft und der Kunde nicht gewarnt wurde. Jedes Ablaufdatum, jede Kündigungsfrist musste also dokumentiert und nachverfolgt sein, bei hunderten Verträgen gleichzeitig, vom ersten Tag an.

Dazu kamen etwa 20 wiederkehrende Formulare im Maklergeschäft, Vollmacht, Risikoliste, Kündigung und mehr, jedes davon von Hand eine endlose Aufgabe. Marco stand vor einer ganz konkreten Entscheidung: eine Vollzeitkraft einstellen, etwa 50.000 € im Jahr, oder ein System bauen, das die Arbeit übernimmt. Er entschied sich für das System und kam mit seiner Link-Idee zu kwapso.

"Ohne diese App wäre mein Betrieb kaum möglich."

Bevor eine einzige Funktion entstand, ging es darum, jeden einzelnen Schritt zu verstehen, der hinter diesem einen Klick steckt, nicht nur die Idee dahinter.
Zu diesem Zeitpunkt hatte das kwapso-Team noch keine Erfahrung mit der Versicherungsmaklerbranche.

Das gehört bei jedem neuen Kunden zum Start dazu: sich zuerst mit der Branche vertraut machen, das Vokabular verstehen, die üblichen Benchmarks kennen. Das macht die Kommunikation in den folgenden Aufzeichnungsschritten für beide Seiten leichter.
Das Team zeichnete den gesamten Ablauf auf, damals noch in Figma, vom ersten Kontakt bis zur unterschriebenen Vollmacht, und schrieb jede notwendige Automatisierung einzeln raus, bevor irgendetwas gebaut wurde.

Daraus entstand die eigentliche Diagnose: Kundendaten, Verträge, Dokumente und Schadenfälle mussten zuerst überhaupt sauber miteinander verknüpft werden, bevor irgendetwas automatisiert werden konnte. Wenn du selbst nicht genau weißt, wo deine wichtigsten Kundendaten heute liegen, ist das kein Einzelfall unter Maklern.

Aus den Figma-Skizzen und der Automatisierungsliste entstand eine erste technische Lösung für genau dieses eine Problem, das Onboarding. Im Hintergrund lief Airtable als Datenbank, Glide als Oberfläche für Marco. Es funktionierte, aber die Oberfläche war für den Alltag eines Maklerbüros zu langsam.

Statt das Ergebnis zu behalten und nur zu verbessern, wurde die komplette Datenstruktur noch einmal neu gebaut. Das war keine kleine Entscheidung, es bedeutete, einen bereits laufenden Prozess noch einmal von vorne zu denken. Marco gab dafür die Zeit, die es brauchte, statt auf der ersten, schnelleren Lösung zu bestehen.

Bei der eigentlichen Automatisierung folgte das Team einer klaren Reihenfolge: zuerst eliminieren, was komplett wegfallen konnte, das manuelle Einholen und Scannen jeder Vollmacht. Dann vereinfachen, was übrig blieb, die rund 20 wiederkehrenden Formulare auf digitale Vorlagen mit automatisch befüllten Feldern reduzieren. Erst danach automatisieren, die Versendung an Versicherungen, die Erinnerungen, die Nachverfolgung.

Heute beginnt jedes neue Kundenverhältnis mit einem Link, den Marco per WhatsApp oder E-Mail verschickt. Der Kunde gibt seine Daten selbst ein, unterschreibt die Vollmacht digital und rechtssicher, und alles landet automatisch im richtigen Kundenprofil.

Sobald die bestehenden Versicherungen des Kunden erfasst sind, reicht ein Klick. Das System verschickt automatisch eine E-Mail an jede betroffene Versicherung, mit der unterschriebenen Vollmacht im Anhang, und erinnert nach sieben und vierzehn Tagen von selbst, wenn keine Antwort kommt.

Schadenfälle laufen nach demselben Prinzip, digital gemeldet, mit einem Klick an die Versicherung weitergeleitet, automatisch nachverfolgt. Kündigungen und Vertragsänderungen funktionieren genauso, Grund und Termin angeben, den Rest erledigt das System, inklusive Schreiben, Versand und Erinnerung.

"Egal ob ich unterwegs bin oder im Büro, ich habe immer Zugriff auf alles, was ich brauche"

Sobald das Onboarding lief, kam die nächste, naheliegende Frage: wo verwaltet er jetzt seine Kunden? Aus dem reinen Onboarding-Werkzeug entstand so, ohne dass es von Anfang an geplant war, ein vollständiges Kundenverwaltungssystem, weil ein Makler mit hunderten Kunden irgendwo einen Ort braucht, an dem alles zusammenläuft.

Über die folgenden zwei Jahre wurde das System Sprint für Sprint automatisierter und größer, immer entlang derselben Logik: ein wiederkehrender manueller Schritt wird sichtbar, ein Sprint löst ihn, das System stabilisiert sich, der nächste Engpass wird sichtbar. kwapso wuchs dabei mit Marco mit.

Heute arbeiten acht Personen im Confia-Büro mit demselben System, bei fast doppelt so vielen Kunden wie zu Beginn. Diese Arbeit wurde zur Grundlage für MAKLAR, kwapsos eigene Plattform für Versicherungsmakler in Österreich.

Eine interne Auswertung der Automatisierungen bei Confia Solutions zeigt: Zusammen haben die digitalen Prozesse bislang rund 88.892 € und 1.287,8 Stunden manueller Arbeit eingespart.

Allein der digitale Vollmacht-Prozess, der ursprüngliche Auslöser des ganzen Projekts, wurde seid Beginn bereits 945-mal ausgelöst und hat dabei rund 38.981 € und über 519 Stunden eingespart.

"Ihr habt meine Anforderungen perfekt umgesetzt und die Kommunikation war stets top"

— Marco Hasler, Founder, Confia Solutions ·

- Onboarding Automation: ersetzt das manuelle Anschreiben, Verschicken und Kontrollieren jeder einzelnen Vollmacht‍

- Fremdvertrag-Anforderung — ersetzt die einzelnen E-Mails an jede Versicherung pro Kunde.

- Schadensabwicklung — ersetzt die telefonische Meldung und manuelle Weiterleitung an die Versicherung.

- Kündigungen & Änderungsanträge — ersetzt das händische Aufsetzen von Kündigungsschreiben und das Nachtelefonieren.

- Automatisierte Aufgaben & Erinnerungen — ersetzt das eigene Im-Kopf-Behalten von Fristen und Ablaufdaten

- Kundenportal — ersetzt die telefonische Nachfrage nach dem aktuellen Vertragsstand. kundenportal.confia.at

Diese Bausteine sind heute Teil von MAKLAR, kwapsos eigener Plattform für Versicherungsmakler in Österreich, entwickelt in Partnerschaft mit Confia Solutions.

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