safety4you ist ein österreichisches Eisenbahnverkehrsunternehmen mit Sitz in Gunskirchen, rund 150 Mitarbeitern und Vollanbieter für eisenbahnbetriebliche Leistungen für die ÖBB und andere Bahnunternehmen. Seit 2023 arbeitet das Unternehmen mit kwapso zusammen.

Der Auslöser war Wachstum: Das Unternehmen wurde größer, aber die Abläufe wuchsen nicht mit. Über 100 Bewerbungen pro Woche kamen per E-Mail beim HR-Chef an, ohne Übersicht. Über 150 Fahrzeuge liefen über eine veraltete Excel-Liste und ein Whiteboard. Die Sicherheits-Checks vor Schichtbeginn (LMRA) waren Papierzettel im Handschuhfach, die eingescannt und per WhatsApp verschickt wurden – vieles davon ging schlicht verloren.

Vor dem Projekt war vieles stark von einzelnen Personen abhängig. Bestimmte Abläufe und Erfahrungswerte waren hauptsächlich im Kopf einzelner Mitarbeiter gespeichert, nicht zentral dokumentiert. Solange alle anwesend waren, funktionierte das – sobald jemand krank war oder im Urlaub, wurde sofort sichtbar, wie abhängig manche Prozesse von einzelnen Schlüsselpersonen geworden waren.

Im Bewerbungsprozess waren zusätzlich zu viele Personen gleichzeitig involviert, was regelmäßig zu Unstimmigkeiten führte. Ein Prokurist betreute parallel den Fuhrpark – Übergabeprotokolle händisch ausfüllen, Buchhaltung informieren, Schäden über WhatsApp und Telefon koordinieren. Bei den LMRA-Formularen fehlte zudem jede Live-Kontrolle: Niemand wusste zuverlässig, ob ein Mitarbeiter das Formular überhaupt ausgefüllt hatte – bei einem regelmäßig auditierten Unternehmen ein echtes Risiko, nicht nur ein Komfortproblem.

"Bei uns wissen die Abläufe in unserem Team mehrere Leute, und daher helfen wir alle zusammen, bis die Schlüsselperson wieder besetzt ist.”

safety4you hat sich vor kwapso auch andere Anbieter angesehen. Der Unterschied war die Herangehensweise: Es ging nicht darum, irgendein Tool einzuführen, sondern wirklich zu verstehen, wie das Unternehmen arbeitet, bevor irgendetwas gebaut wird.

Wenn deine Tabellen und Whiteboards genauso außer Kontrolle geraten sind, zeigt dir der kwapso Betriebs-Check in wenigen Minuten, wo der größte Hebel ist.

Bevor kwapso auch nur eine Zeile Code schreibt, steht der eigene Onboarding-Prozess. Bei safety4you war der erste Schritt der Zugang zum kwapso Portal – der zentrale Ort, an dem die Zusammenarbeit ab diesem Punkt dokumentiert läuft.

Danach folgt die Foundation-Phase, die bei jedem kwapso-Kunden gleich aufgebaut ist: eine Prozessanalyse mit Interviews, in denen die tatsächlichen Arbeitsabläufe sichtbar gemacht werden – nicht das, was im Organigramm steht, sondern das, was am Schreibtisch und in der Werkstatt wirklich passiert. Daraus entsteht ein Business Process Model, das den Status quo abbildet, bevor irgendetwas verändert wird.

Parallel dazu ein Audit: Zahlen, Kennzahlen, ein Branchen-Benchmark. Bei safety4you bedeutete das, die über 100 wöchentlichen Bewerbungen, die 150+ Fahrzeuge und den manuellen LMRA-Prozess in Zahlen zu fassen – wie viel Zeit, wie viele Fehler, wie viel Risiko der aktuelle Zustand tatsächlich kostet.

Aus Prozessanalyse und Audit entsteht das, was kwapso intern den ESA Process nennt: Eliminate, Streamline, Automate. Erst wird geprüft, was komplett wegfallen kann. Dann wird vereinfacht, was bleibt. Erst danach wird automatisiert. Diese Reihenfolge ist der Kern dessen, was kwapso von einer klassischen Software-Agentur unterscheidet.

Im Bewerbungsprozess zeigte sich das direkt: Aus früher 4 bis 5 Arbeitsschritten wurden am Ende maximal 2. Beim Fuhrpark wurde zuerst der bestehende Prozess – Excel-Liste, Whiteboard, händische Übergabeprotokolle – auf das Wesentliche reduziert, statt sofort eine komplexe Software zu bauen. Das Ergebnis dieser Phase ist ein optimiertes Business Process Model sowie ein priorisierter Backlog und eine Roadmap, bevor überhaupt von einer App die Rede ist.

"Früher Listen und Ordner, heute ein Tool, wo ich alle Bewerber auf einen Klick habe."

Erst auf Basis dieses Backlogs entsteht die firmeneigene App mit den eigenen Daten– kein Standard-SaaS-Tool, sondern ein System, exakt zugeschnitten auf die zuvor analysierten und optimierten Prozesse. Bei safety4you war das die Grundlage der S4Y Office App. (Glideapps.com)

Der erste Sprint liefert bewusst nicht alles auf einmal, sondern die Top-Funktionen, live und nutzbar. Bei safety4you war das zunächst ein Dashboard mit Kanban-Board für die Bewerbungen – eine schnelle, sichtbare erste Verbesserung, gefolgt von der ersten Version der App für den HR-Prozess.

Ab hier folgt kwapso dem gleichen Muster in wiederholten Sprints: ein Modul wird stabil, der nächste Engpass wird sichtbar, der nächste Sprint startet. Aus der einfachen Fuhrpark-App wurde über 18 Monate eine vollwertige Fuhrparksoftware mit digitaler Schadensabwicklung und eingebundenem Versicherungsmakler.

Aus dem digitalen Schadensformular entstand ein weiterer, ungeplanter Sprint: Das Audit-Team wurde aufmerksam und fragte nach einer digitalen Lösung für die LMRA-Risikoanalyse. Genau dieses Muster – ein gelöstes Problem macht das nächste sichtbar – zieht sich durch die ganze Partnerschaft, bis hin zum Audit-Modul, dem digitalen Schulungszentrum und zuletzt einem kleinen Sales-CRM für eingehende Leads von der Website..

Aktuell arbeitet kwapso an einer KI-gestützten Auswertung von Tankrechnungen, um Auffälligkeiten zu erkennen – möglich erst, weil jetzt alle Auto-, Reparatur- und Fahrerdaten an einem Ort liegen. Auch das folgt der gleichen Logik: erst Struktur, dann Automatisierung, erst dann KI. Die Partnerschaft läuft weiter, Schritt für Schritt, mit dem Ziel, alle Bereiche im Unternehmen digital zu integrieren.

Über zwei Jahre Partnerschaft haben safety4you laut interner Auswertung rund 44.983 € an vermiedenen Fehlern und nochmal extra 659,6 Stunden (Stand Juni 2026) eingespart – durch ein zentrales System statt verstreuter Excel-Listen, WhatsApp-Nachrichten und Papierzettel. Allein bei der Abarbeitung von Audit-Hinweisen sank der Zeitaufwand laut interner Einschätzung um 30 bis 40 Prozent.

"Früher musste ich in den Verordnungen und Normen nachlesen, ob mein System alle Anforderungen erfüllt, heute kann ich es auf einen Blick sehen und weiß genau, in welchem System Anpassungen notwendig sind."

— Valentin Seidel, Integrated Management System (IMS) Manager, safety4you

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- S4Y Office App: das zentrale System, das alle Module unten verbindet.

- Bewerbermanagement: ersetzt den E-Mail-basierten Prozess mit 4–5 manuellen Schritten.

- Fuhrpark Modul: ersetzt die Excel-Liste und das Whiteboard für 150+ Fahrzeuge.

- Schadensmeldungen: ersetzt Papierzettel, Telefonanrufe und manuelle Versicherungs-Koordination.

- LMRA-Risikoanalyse: ersetzt das Papierformular im Handschuhfach und die WhatsApp-Zustellung.

- Audit Modul: ersetzt SharePoint-Ordner und farbcodierte Excel-Tabellen.

- Unfallmeldungen: ersetzt analoge Meldezettel für Vorfälle.

- Digitales Schulungszentrum: ersetzt Papierlisten für interne und externe Kursteilnehmer.

- Sales CRM: ersetzt unstrukturierte Lead-Erfassung aus Website-Kontaktformularen.