Solange im eigenen Geschäft alles seinen gewohnten Gang geht, macht sich kaum ein Dienstleister Gedanken darüber, wo die eigenen Kundendaten eigentlich liegen, wem sie gehören und was er damit überhaupt machen kann. Man hat ja "alles beisammen". Erst wenn sich etwas verändert – ein Nachfolger steht im Raum, die Firma soll verkauft werden, ein Partner wechselt – stellt sich plötzlich die Frage, was als Dienstleister eigentlich den eigenen Wert ausmacht. Und das sind in den allermeisten Fällen die Kundendaten und die Kundenbeziehungen selbst, möglichst vollständig und unabhängig von einem einzelnen Anbieter.

Bei Harald Pickl, Versicherungsmakler bei PICKL FlexKapG in Pasching/Traun, Oberösterreich, kam genau dieser Moment der Veränderung: Nach vielen Jahren als Vertriebspartner der Allianz zeichnete sich ab, dass sich seine berufliche Situation neu ordnen würde. Plötzlich stand die Frage im Raum, die bei vielen Geschäftsführern in solchen Phasen aufkommt: Wo liegen eigentlich meine Daten? Und wie kann ich damit arbeiten, unabhängig davon, was als Nächstes kommt?

Das eigentliche Problem war nicht die Wahl der nächsten Maklersoftware – es war die Frage, was passiert, wenn sich diese Wahl wieder ändert. Harald wusste zum Zeitpunkt der Entscheidung noch nicht, wie sein nächster Schritt konkret aussehen würde. Genau das machte es schwer, einfach auf "die eine richtige Lösung" zu warten: Jede providergebundene Software hätte ihn wieder in eine neue Abhängigkeit gebracht – und im Fall einer Nachfolge, eines Verkaufs oder eines Partnerwechsels wäre genau das verloren gewesen, was seinen Wert als Makler ausmacht.

Dazu kam die operative Realität eines Einzelmaklers: Kunden, Eigen- und Fremdverträge, Schadensfälle und Dokumente lassen sich nicht beliebig lange auf Zuruf oder in Excel-Listen verwalten – vor allem nicht in einer Übergangsphase, in der man sich gleichzeitig neu aufstellen muss.

Statt sofort über Funktionen zu sprechen, hat kwapso gemeinsam mit Harald zunächst die tatsächlichen Abläufe durchgegangen: wie ein neuer Kunde aufgenommen wird, wie Verträge und Schadensfälle bei ihm konkret entstehen und wo die Arbeit heute hängt. Diese Prozessanalyse zeigte, dass die eigentliche Lösung kein Tool für eine bestimmte Versicherung sein durfte, sondern eine Plattform, auf der die Daten unabhängig von Anbietern bei Harald selbst liegen – ein Use Case, der bei kwapso unter dem Stichwort Datenhoheit immer wieder auftaucht, gerade dann, wenn Nachfolge, Verkauf oder Partnerwechsel im Raum stehen.

Daraus entstand die Strategie: ein eigenständiges System aufbauen, bevor überhaupt klar ist, wohin sich Haralds Geschäft entwickelt. Diese App ist heute Teil der größeren kwapso-Lösung für Versicherungsmakler, MAKLAR, die sich aus genau solchen Projekten entwickelt hat – wer reinschauen will, kann die Demo dort selbst testen.

LINK MAKLAR

Die Umsetzung folgte bewusst keiner "Alles-auf-einmal"-Logik. Zuerst ging es darum, das Wichtigste aus Zetteln, E-Mail-Postfächern und Gedächtnis in eine zentrale, übersichtliche Struktur zu bringen – Kunden, Verträge, Schadensfälle. Erst danach kamen Vereinfachungen wie einheitliche Listenansichten. Automatisierungen wie automatische Kunden-E-Mails oder Erinnerungsaufgaben kamen bewusst zuletzt, damit die Grundstruktur erst stand, bevor etwas automatisch lief.

Diese Reihenfolge war wichtig, weil sich Haralds geschäftliche Situation während der Bauphase selbst noch veränderte – das System musste robust genug sein, um mit ihm mitzuwachsen, unabhängig davon, mit welchem Partner er am Ende zusammenarbeiten würde.

Der erste Sprint lieferte eine bewusst einfache Version: Kundenverwaltung, Schadensfälle und Verträge mit ersten Automatisierungen, etwa automatische E-Mails und Dokumentenversand an Kunden. Das war kein fertiges Produkt von der Stange, sondern eine App, die exakt auf Haralds Arbeitsweise zugeschnitten war und ihm gehörte, nutzbar parallel zu jedem offiziellen System, das ein künftiger Partner vorschreiben würde.

Inzwischen ist genau diese Grundlogik – Kunden, Eigen- und Fremdverträge, Schadensfälle, Dokumente, Automatisierungen – auch als eigenständige SaaS-Lösung für Versicherungsmakler unter dem Namen MAKLAR verfügbar.

Was als einfache Erstversion startete, ist seither in regelmäßigen Sprints gewachsen – jeder neue Engpass im Alltag wurde zur nächsten Aufgabe. Das Schadensformular wurde um Unfallbeteiligte, Polizeibericht und Alkohol-/Drogenangaben erweitert, inklusive automatischer Erinnerungen nach 7 und 14 Tagen und einer eigenen Aufgabe nach 11 Monaten für die Gutachterbeauftragung bei Unfallversicherungen.

Schadensmeldungen gehen heute automatisch per E-Mail an die zuständige Versicherung und gleichzeitig als Bestätigung an den Kunden – inklusive Vollmacht und Vertragsdaten als Anhang.

Dazu kamen Dokumenten-Benachrichtigungen per Vorlage-E-Mail, eine durchgängige bidirektionale Verknüpfung zwischen Privatpersonen und Unternehmen, laufend neue Versicherungssparten (von Photovoltaik- über Fahrrad- bis Hörgeräteversicherung), anpassbare und filterbare Vertragslisten sowie ein vollständiger CSV-Export aller Kunden- und Vertragsdaten.

Aus der einfachen Erstversion ist eine App geworden, die Harald täglich für seine Kunden, Verträge und Schadensfälle nutzt – unabhängig davon, mit welchem Partner er gerade zusammenarbeitet. Den Wechsel von Allianz zu seiner neuen Partnerschaft konnte er über sein eigenes System abwickeln, ohne die Hoheit über seine Daten aufzugeben. Schadensmeldungen, Dokumentenversand und Kundenkommunikation laufen seither automatisiert statt manuell per E-Mail – von den über 40 gemeinsam bearbeiteten Erweiterungswünschen ist der Großteil längst umgesetzt.

• • Kundenverwaltung – ersetzt verteilte Listen und Gedächtniswissen über Kunden, Familienstand und Unternehmen.
  • Verträge (Eigen- & Fremdverträge) – ersetzt manuelle Vertragsübersichten, jetzt mit Filtern nach Sparte, Status und Laufzeit.
  • Schadensfälle – ersetzt den E-Mail-basierten Schadensprozess durch Ein-Klick-Meldung inklusive automatischer Fristenkontrolle.
  • Dokumenten- & Kommunikationsautomatisierung – ersetzt das manuelle Verschicken von Unterlagen und Statusmails.
  • Onboarding-Prozess (digitale Vollmacht, automatische Fremdvertrags-Anforderung) – ersetzt den papierbasierten Aufnahmeprozess für Neukunden.

Diese App ist heute Teil der eigenständigen kwapso-Lösung MAKLAR - die Demo zeigt, wie das für andere Makler aussehen kann.