Die ETZI-Group, mit den Hausmarken ETZI-HAUS und AUSTROHAUS, ist österreichischer Marktführer für schlüssel- und belagsfertige Häuser in Ziegelmassivbauweise. Von der Grundstückssuche bis zur Schlüsselübergabe: Das Familienunternehmen mit Sitz in Ried im Traunkreis bietet als Generalunternehmer alles aus einer Hand. Über 3.500 abgeschlossene Projekte, ein Netzwerk regionaler Partner, Standorte unter anderem in Ried im Traunkreis, Rauchenwarth, St. Pölten und Graz. Der Fuhrpark gehört zum täglichen Geschäft: Bagger, Lastkraftwagen, Sprinter und Firmenwagen, dazu Poolfahrzeuge für kurzfristige Einsätze.

Als der bisherige Fuhrparkleiter das Unternehmen verließ, blieb eine Excel-Liste zurück. Der Rest des Wissens, wie Übergaben tatsächlich ablaufen, was genau mit Auto X passiert ist und mit Mitarbeiter Y ausgemacht wurde, ist nur im Kopf gespeichert. Ein Muster, das in den meisten mittelständischen Betrieben irgendwann auftaucht, nur sichtbar wird es erst, wenn die Person tatsächlich geht.

Übrig blieb Thomas F., eigentlich Baukoordinator bei ETZI, der die Fuhrparkverantwortung zusätzlich übernahm. Keine einzelne gepflegte Datei, sondern mehrere Excel-Listen, die parallel und kreuz und quer genutzt wurden, je nachdem, wer zuletzt etwas eingetragen hatte. Fehlende Polizzen- und Tankkartennummern, falsche Kostenstellen und Kostenträger.

"Zwei Jobs, eine Person, mehrere Excel-Dateien, die niemand mehr vollständig überblickte."

Klassische Fuhrparksoftware ist umfangreich und teuer, oft auf Flotten zugeschnitten, die nichts mit einem Bauunternehmen zu tun haben. Für ETZI kam das nicht in Frage. Über eine Empfehlung kam der Kontakt zu kwapso zustande, nach einem ersten Gespräch mit Demo war der fachliche Fit schnell klar.

Einfache Übersicht über die Fahrzeuge, klare User-Rollen mit Rechte für Eingaben und Änderungen. Ablage aller Dokumente an einem Ort und eine Historie über Autoausgaben und Verläufe.

Das eigentliche Thema lag aber tiefer als reine Grundfunktionen. Es ging darum, sich den Fuhrpark einmal genau anzusehen, bestehende Abläufe zu hinterfragen, sie aufzuzeichnen und dort, wo es Sinn macht, neu zu denken. Ein Beispiel dafür war das Übergabeprotokoll. Was bisher mehrere Personen und mehrere Schritte brauchte, wurde zu einem einzigen Schritt, in dem der Mitarbeiter alles auf einmal unterschreibt

In den einzelnen Gesprächen ist mit der Zeit mehr entstanden als nur eine Datenstruktur. Gemeinsam mit Thomas F. wurde eine echte Process Map gebaut: Bestehende Schritte wurden hinterfragt, aufgezeichnet und entlang des ESA-Prozesses strukturiert, erst eliminieren, was nicht gebraucht wird, dann vereinfachen, was bleibt, erst danach automatisieren.

Daraus sind mehrere konkrete Veränderungen entstanden. Es gibt jetzt E-Mail-Automatisierungen, die es vorher gar nicht gab, etwa Erinnerungen für Leasing oder Kilometerstand. Auch die Kommunikation mit den Abteilungsleitern hat sich verändert: Statt einzeln nachzufragen, bekommen sie jetzt automatisch eine E-Mail mit Link zur Eingabe. Und der Ausgabeprozess selbst, wie ein Fahrzeug überhaupt an einen Mitarbeiter übergeben wird, wurde neu gedacht statt einfach digital nachgebaut.

Für kwapso ist eine saubere Datenstruktur das Fundament, auf dem alles andere aufbaut. Bevor eine App entsteht, muss aus einer Excel-Liste etwas werden, das Zusammenhänge zeigt, sich auswerten lässt und am Ende auch grafisch darstellbar ist. Aus der einen Excel-Datei von ETZI sind deshalb mehrere verknüpfte Datenbanken geworden: Fahrzeuge, Kennzeichen, Mitarbeiter, Verwendungen, Schäden, jede für sich, aber sauber miteinander verbunden.

Beim Import zeigte sich ein vertrautes Muster: Auf den ersten Blick wirkte die Liste organisiert. Bei genauerem Hinsehen tauchten Duplikate auf, dazu Einträge ganz ohne Datum oder Fahrer. Drei Seiten an Fahrzeugnutzungen ließen sich keinem bekannten Mitarbeiter zuordnen, vier weitere Seiten zeigten aktiv wirkende Nutzungen ganz ohne Startdatum. Solche kleinen Fehler und Unstimmigkeiten sehen wir in jedem Projekt. Sie entstehen nicht, weil jemand schlampig arbeitet, sondern weil sich das über Jahre der manuellen Pflege in Excel einfach so ansammelt. Niemand merkt es, solange niemand genau hinschaut.

Das Daten-Cleaning selbst dauert deshalb auch immer länger, als man am Anfang glaubt. Die eigenen Daten wirken aus der Nähe meistens sauberer, als sie tatsächlich sind, das ist keine Ausnahme bei ETZI, das ist bei fast jedem Kunden so. Genau dafür braucht es einen externen Partner, der sich die Zeit dafür nimmt, die im laufenden Betrieb kaum jemand hat.

Denn Chaos wird mit der Zeit nicht weniger, sondern mehr. Einmal Struktur hineinzubringen, die von Anfang an mitwächst, ist genau das, was am Ende den Unterschied macht.

Thomas F.s größter Wunsch stand von Anfang an fest: Nur das Kennzeichen eingeben und auf einen Blick sehen, was zu diesem Fahrzeug gehört, Leasingvertrag, Versicherungspolice, Abrechnungsdaten. Genau darauf ist das neue System aufgebaut, im ETZI-Branding und bestehenden Dokumentvorlagen.

Jedes Fahrzeug hat eine eigene Detailseite mit Stammdaten, Versicherung, Leasing und Tankkarten. Kennzeichen werden eigenständig mit Historie verwaltet, ein Fahrzeug kann über die Jahre mehrere Kennzeichen gehabt haben, ein Kennzeichen kann auf mehrere Fahrzeuge gewandert sein, beides bleibt nachvollziehbar. Schäden laufen über einen klaren Workflow, mit oder ohne Versicherung, inklusive der Sonderfälle, bei denen einzelne Baumaschinen nicht bei der Hauptversicherung Uniqa, sondern über andere Personen laufen.

Die Buchhaltung sieht nur das, was sie sehen muss, etwa Sachbezug und Tankkartennummern, ohne an anderen Fahrzeugdaten etwas verändern zu können. Und jede Änderung im System wird protokolliert, ein Unterschied zur Excel-Welt, in der theoretisch jeder alles unbemerkt löschen konnte.

Heute reicht ein Kennzeichen, um Leasing, Versicherung und Abrechnungsdaten an einem Ort zu sehen, statt sie aus mehreren parallel gepflegten Excel-Dateien zusammenzusuchen.

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- Fahrzeug- und Kennzeichenverwaltung — ersetzt die parallel gepflegten Excel-Listen und die manuelle Suche nach dem richtigen Fahrzeug.

- Fahrerverwaltung — ersetzt informelles Wissen darüber, wer welches Fahrzeug wann hatte. 

- Verwendungen (Fix- und Poolfahrzeuge) — ersetzt die manuelle, kopfgestützte Zuteilung von Fahrzeugen an Mitarbeiter.

- Übergabe- und Rückgabeprotokoll (im aktuellen Sprint) — ersetzt Papierformulare und physische Unterschriften.

- Schadensmanagement — ersetzt WhatsApp-Meldungen und manuelle E-Mails an die Versicherung. 

‍- Dokumentenverwaltung — ersetzt nach Mitarbeitername benannte PDF-Ordner. 

‍- Automatisierte Erinnerungen (§57a, Service, Leasing, Kilometerstand) — ersetzt das manuelle Mitdenken von Fristen.