Björn Nareyka, CEO von Padelbase, über Wachstum, WhatsApp-Gruppen und den Schritt zu einem System, das das Wissen des Unternehmens trägt.

‍

Padelbase wurde 2021 gegründet, 2022 die ersten Courts gebaut. Heute betreibt das Unternehmen rund 19 Standorte mit knapp 50 Courts in Österreich, arbeitet mit 40 selbständigen Trainern und hat ein Team von 11 Mitarbeitern aufgebaut. Padelbase investiert in eigene Plätze, hat aber auch ein Franchise-System, um weiter im österreichischen Padel-Markt an der Spitze zu bleiben.

Was dieses Wachstum intern bedeutet, sieht man nicht auf der Website. Man sieht es in den Ordnern auf OneDrive, in den WhatsApp-Gruppen, in den Zetteln, auf denen irgendwer irgendwas notiert hat. Björn Nareyka kennt das. Wir haben mit ihm gesprochen.

Im Wesentlichen mit Outlook, OneDrive und sehr vielen WhatsApp-Gruppen. Jeder hält irgendwie irgendwas fest, manchmal auf einem Zettel. Für jeden Standort gibt es Infos, die man abstimmen muss: Zugangscodes, Ansprechpartner, Sponsoren. Das hat man in Word- und Excel-Dateien gespeichert, irgendwo auf OneDrive. Und dann werden es mehr Standorte, mehr Mitarbeiter, mehr Trainer.

Irgendwann verliert man einfach den Überblick, sowohl ich als auch mein Team.

Das war eine Wachstumssache. Wir sind von zwei Gründern auf ein Team mit Mitarbeitern und Trainern gewachsen und haben gleichzeitig Standorte eröffnet. Bei einem kleinen Team kennst du jeden, redest jeden Tag miteinander. Das funktioniert aus dem Kopf. Wenn das Unternehmen größer wird, kann das Wissen nicht mehr in den Köpfen von zwei oder drei Personen stecken.

Das ist auch eine Risikofrage. Wenn eine Schlüsselperson krank ist oder das Unternehmen verlässt, fehlt das Wissen. Was beinhaltet welcher Vertrag, wann läuft er aus, wer ist Ansprechpartner am Standort X? Das muss irgendwo hinterlegt sein, zugänglich, nicht abhängig davon, dass gerade die richtige Person am Telefon ist.

Sie gibt uns Struktur dort, wo vorher Chaos war. Wir verwalten Events und Veranstaltungen auf unseren Anlagen jetzt viel effizienter: anlegen, online schalten, Zu- und Absagen koordinieren. Das war vorher sehr manuell und hat viel Zeit gefressen. Vieles läuft jetzt automatisch.

Für die Standorte haben wir eine zentrale Übersicht: Zugangscodes, Ansprechpartner, Sponsordetails, Vertragsinfos. Für alle zugänglich, auf einen Blick. Und intern gibt es ein Aufgaben- und Controlling-System für das Team. Ich sehe, wer was hat, was offen ist, was erledigt wurde.

Viel mehr Überblick und mehr Vertrauen in das Team. Nicht im Sinne von Misstrauen vorher, sondern ich kann jetzt einfach sehen, ob eine Aufgabe erledigt wurde. Ich kann Wochen später nachschauen, wie ein Event verlaufen ist. Das gibt einem als Geschäftsführer Sicherheit.

Das Momo-System hat meinen Wochenanfang verändert. Montags ist das der Ankerpunkt: Ich schaue rein, sehe was das Team hat, was offen ist, was diese Woche erledigt werden muss. Praktisch ist auch der mobile Überblick. Ich kann unterwegs, aus dem Auto, am Wochenende kurz nachschauen: Welche Events laufen gerade auf unseren Anlagen, wer macht welches Training, was ist im Team offen? Das klingt nach einer Kleinigkeit. Aber wenn dein Unternehmen an 19 Standorten gleichzeitig läuft, ist dieser Überblick auf Knopfdruck etwas, das man vorher einfach nicht hatte.

Wir sind ehrlich gesagt noch weit davon entfernt, das System wirklich vollständig auszureizen. Aber was wir schon nutzen, hilft uns täglich.

Das Menschliche war ausschlaggebend. Die Person, die dahintersteht, muss passen. Ich muss sie verstehen, der erste Eindruck muss stimmen. Das beste Produkt bringt nichts, wenn ich mit dem Menschen dahinter nicht zusammenkomme.

Alex hat von Anfang an mitgedacht. Nicht nur geliefert, was wir gesagt haben, sondern proaktiv mitüberlegt, was sinnvoll sein könnte. Schnelle Antworten, transparente Kommunikation, auch wenn mal eine Woche stressiger ist. Das ist nicht selbstverständlich.

Es gibt sicher andere Lösungen am Markt. Aber mir geht es nicht darum, die technisch beste Software zu haben. Mir geht es darum, eine Software zu haben, die zu uns passt. Und da hat kwapso von Anfang an gepasst.

Das kenne ich aus dem eigenen Unternehmen, aber auch von meinem Vater und seiner Firma davor. Das Daily Business frisst alles auf. Du machst das nächste, und dann wieder das nächste, und nach fünf Jahren stehst du da und schaust rüber und sagst: Was ist da eigentlich passiert?

Und das Schlimmste daran ist nicht die Unordnung, sondern das du keine Zeit mehr hast, die richtigen Fragen zu stellen. Sind wir noch auf dem richtigen Weg? Wie entwickelt sich die Branche? Was könnte man anders machen? Wie kann ich Kosten sparen, wie kann ich mehr Umsatz generieren? Das sind die Fragen, auf die ein CEO Antworten braucht. Und genau dafür hat man dann keine Zeit, weil man zu sehr drinnen ist.

Deswegen glaube ich, dass ein Blick von außen immer gut ist. Jemand, der drüberschaut und fragt: Warum macht ihr das so? Warum läuft das so? Die Antworten auf diese Fragen hast du selbst oft nicht mehr, weil du sie schon zu lange nicht mehr gestellt hast.

Ich erkläre nicht zu viel. Was kwapso macht, ist immer maßgeschneidert. Das kannst du von außen schlecht beschreiben. Ich sage: Geh direkt in das Gespräch, mach ein unverbindliches Erstgespräch und überzeuge dich selbst. Das ist besser als alles, was ich vorher erklären könnte.

Willst du sehen, wo in deinem Unternehmen die gleichen Muster stecken? kwapso macht das in einem strukturierten Erstgespräch sichtbar. Gespräch anfragen