Koidl Vergnügungsbetriebe st kein anonymer Freizeitpark-Konzern, sondern ein Familienunternehmen, das seit den 1960er-Jahren rund um den Calafati-Platz im Wiener Prater Geschichte schreibt. Geführt wird der Betrieb von Stefan Sittler-Koidl und Karin Koidl, die zusammen die Geschäftsführung der Wiener Prater Koidls bilden. Zum Betrieb gehören rund ein Dutzend Attraktionen – vom Wiener Looping über den Wiener Freifallturm bis zur Geisterbahn – plus eine Bio-Bar mitten im Prater.

Genau dieser Traditionsbetrieb stand vor einer sehr gegenwärtigen Herausforderung: Personal finden, und zwar für neun Stellen gleichzeitig.

Vor der Kampagne fehlte den Wiener Prater Koidls eine durchdachte Social-Media-Strategie fürs Recruiting und eine digitale Möglichkeit, sich über Jobs und den Arbeitgeber Prater überhaupt zu informieren. Eine Kampagne zu starten ist die eine Sache. Die Bewerbungen, die daraus entstehen, sinnvoll zu verwalten, ist die andere – vor allem, wenn neun Stellen parallel laufen und niemand im Team Kapazität hat, händisch nachzuverfolgen, wer sich wann auf welche Stelle gemeldet hat. Eine Kampagne, die funktioniert, erzeugt Volumen, und Volumen ohne Struktur wird schnell zur zweiten Baustelle.

Die Resonanz war überwältigend.

Annex and Drehzeit aus Wien übernahmen die große Klammer: Webentwicklung, Social-Media-Werbung, Videoproduktion. Kwapso kam als dritter Partner mit einem klar abgegrenzten Teil dazu – dem Jobportal selbst und dem System dahinter, das die Bewerbungen aufnimmt. Das ist ein Muster, das öfter vorkommt, als man denkt: Bei größeren Projekten arbeitet kwapso mit anderen Agenturen zusammen und greift dort, wo es nicht um die nächste App geht, sondern um die Prozessstruktur dahinter.

Der erste Schritt war der Zugang zum kwapso-Portal, damit die Wiener Prater Koidls von Anfang an sehen konnten, was im Hintergrund entsteht. Danach kam die eigentliche Analyse: Wie viele Stellen laufen parallel, wie viele Bewerbungen sind bei dieser Kampagnengröße realistisch zu erwarten, und was kann ein kleines HR-Team davon überhaupt händisch bewältigen? Die Antwort war eindeutig – bei neun offenen Stellen und einer Kampagne mit Dutzenden Videos würde jede Lösung ohne zentrale Struktur in Wochen kollabieren.

Ein bestehendes Stellenportal, das nicht mitwachsen kann, bricht bei der zweiten Kampagne wieder zusammen. Für die Koidls musste das Portal eine CMS-Struktur bekommen, die sich selbst verwalten lässt – neue Stellen rein, alte raus, ohne dass jedes Mal ein Entwickler gebraucht wird. Das war die Bedingung, unter der die Kampagne mit neun gleichzeitigen Stellen überhaupt funktionieren konnte: variabel und flexibel einsetzbar, nicht für einen einmaligen Anlassfall gebaut.

Auf dieser Basis entstand das eigentliche System: ein Bewerber-Dashboard mit den echten Daten der Koidls. Jede Bewerbung bekommt einen Status, dazu Notizen und Unterlagen, alles an einem Ort statt verteilt über Postfächer. Das ist die direkte Antwort auf das, was die Kampagne von Digidock und Drehzeit an Volumen erzeugte – Content und Werbeschaltungen liefern die Bewerbungen, das Dashboard sorgt dafür, dass sie nicht im Chaos verschwinden.

Sobald das Dashboard stand und sich im Alltag bewährte, wurde der nächste Engpass sichtbar: Jede neue Bewerbung brauchte eine Antwort, und das händisch zu tippen kostet bei diesem Volumen Zeit, die das Team nicht hat. Im nächsten Sprint kamen Automatisierungen dazu – eine Dankes-E-Mail, die sofort bei Eingang einer neuen Bewerbung rausgeht, und die Möglichkeit, direkt aus dem Dashboard heraus abzusagen. Genau das Muster, nach dem kwapso über Sprints hinweg arbeitet: erst stabilisieren, dann den nächsten Engpass lösen.

Das Bewerber-Dashboard war von Anfang an auf die Kampagnenlaufzeit ausgelegt – kein laufendes Tool, sondern ein Werkzeug für ein konkretes, zeitlich begrenztes Recruiting-Vorhaben. Das Jobportal selbst betreiben die Wiener Prater Koidls bis heute eigenständig weiter: Bewerbungen kommen laufend über die Karriere-Seite ein, auch ohne aktive Werbeschaltung, und mittlerweile führen QR-Codes direkt an den Fahrgeschäften zur Karriere-Seite. Die täglichen Besucher des Praters werden so Teil des Recruiting-Trichters, ganz ohne zusätzliche Kampagne und ohne dass kwapso daran weiter beteiligt ist.

Innerhalb von drei Monaten gingen über 200 qualifizierte Bewerbungen für die neun ausgeschriebenen Stellen ein – verwaltet in einem System, das vorher nicht existierte. Dragana Ladan, Personalverantwortliche bei Koidl Vergnügungsbetriebe GmbH, bringt es so auf den Punkt:

"Alex und das Team haben uns ein Bewerber-Dashboard gebaut, das die Verwaltung enorm erleichtert und Zeit spart. Kreative und lösungsorientierte Mitdenker, die uns geholfen haben, Bewerbungen schnell und effizient zu generieren. Die Zusammenarbeit war produktiv und angenehm, das Ergebnis ein tolles Produkt, das genau auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist."

— Dragana Ladan, HR Manager, Koidl Vergnügungsbetriebe GmbH

Das Koidl-Projekt zeigt eine kleine, aber typische Lösung: ein Dashboard, das Bewerbungen zentral sammelt. Bei kwapso ist das kein Einzelfall – mehrere Bewerber-Dashboards sind in den letzten Jahren entstanden, jedes auf den jeweiligen Recruiting-Prozess zugeschnitten. Besonders bei Kampagnen mit Social Ads über mehrere Kanäle gleichzeitig wird schnell sichtbar, wie viel sich strukturieren lässt, bevor überhaupt von Automatisierung die Rede ist. Wo es Sinn macht, baut kwapso auch Schnittstellen zu bestehenden Systemen – einer HR-Software, einem ATS, einem internen Tool – statt eine Insellösung danebenzustellen. Und wo Standard-Recruiting-Tools an die Grenzen eines bestimmten Bewerbungsprozesses stoßen, weil eine Firma anders arbeitet, als das Tool es vorsieht, entsteht eben eine eigene App dafür.

In diversen Projekten baut kwapso inzwischen eigene KI-Agenten, die Bewerbungen automatisch nach vorgegebenen Kriterien bewerten und Kurzprofile erstellen, bevor überhaupt ein Mensch draufschaut. Das war beim Koidl-Projekt nicht Teil der Lösung – zeigt aber, in welche Richtung sich Bewerbermanagement insgesamt entwickelt, und wo auch für andere Betriebe mit hohem Bewerbungsvolumen noch Potenzial liegt.

Stehst du gerade vor einem ähnlichen Problem? Viele Bewerber, aber kein System, um sie zu verwalten? Lass uns das in einem Strategiegespräch besprechen.